عندما تشتري الشركات نظام إدارة التعلم، تتوقع أن يأتي معه تتبع كامل للتطوير المهني المستمر. يقدّم النظام تقارير عن الإنجازات وينشئ لوحات متابعة. من السهل أن نفترض أنه يظهر كل ما يفعله موظفوك للبقاء ملتزمين. لكن هذا “كل شيء” لا يشمل إلا ما يحدث داخل المنصة. وهو نحو 20 بالمئة من نشاط التطوير المهني المستمر.
فكّر في المؤتمرات، والندوات الإلكترونية، والدورات الممولة ذاتيًا، والتدريب الذي ينظمه صاحب العمل، والفعاليات المهنية، والقراءة، والإرشاد، والتعلّم أثناء العمل. كل ذلك يحدث خارج نظام إدارة التعلم، ويبقى غير مرئي له. نسمي هذا فجوة ظهور التطوير المهني المستمر. إنها الفرق بين ما يستطيع نظام إدارة التعلم رؤيته وبين ما ينجزه موظفوك فعلاً.
باختصار:
فجوة ظهور التطوير المهني المستمر هي الفرق بين ما يتتبعه نظام إدارة التعلم وما ينجزه موظفوك من تطوير مهني مستمر.
يلتقط نظام إدارة التعلم ما يحدث داخله فقط، وقد يمثل ذلك 20 بالمئة.
أما الثمانون بالمئة الأخرى، مثل المؤتمرات والدورات الممولة ذاتيًا والندوات الإلكترونية والتعلّم أثناء العمل، فتعيش في جداول بيانات ومجلدات مشتركة وصناديق بريد لا يستطيع النظام رؤيتها.
تبقى الفجوة غير مرئية حتى يحدث تدقيق أو يطلب منظّم دليلاً. عندئذ تتحول إلى أيام أو أسابيع من المطابقة اليدوية.
لإصلاح الفجوة، تحتاج إلى طبقة امتثال متصلة عبر واجهة برمجة التطبيقات تلتقط الثمانين بالمئة الأخرى دون استبدال ما يعمل بالفعل.
شركة محاماة إيرلندية رائدة أغلقت هذه الفجوة في شهرين عبر لوحة متابعة منفصلة للتطوير المهني المستمر مرتبطة بمنظومتها الحالية.
نظام إدارة التعلم لديك يتابع 20 بالمئة فقط من الصورة
أسهل طريقة لفهم فجوة ظهور التطوير المهني المستمر هي النظر إلى كيفية عمل تتبع التطوير المهني المستمر في المؤسسات الحقيقية. عندما نتحدث إلى عملائنا، نسمع عادة القصة نفسها بكلمات مختلفة. يلتقط نظام إدارة التعلم ما يحدث داخله، وكل ما عدا ذلك يُتابع في مكان آخر. أو لا يُتابع إطلاقًا. إليك بعض الحالات التي قد تعرفها:
جمعية مهنية تتابع التطوير المهني المستمر عبر مكتبة دوراتها الخاصة. لكن معظم الأعضاء يحققون ساعاتهم المطلوبة عبر دورة ممولة ذاتيًا أو تدريب نظّمه صاحب العمل. تبقى تلك الأنشطة خارج منصة الجمعية، لذلك لا يستطيع السجل إظهارها.
مؤسسة خاضعة للتنظيم تدير التطوير المهني المستمر بالطريقة نفسها منذ سنوات. حفظوا الشهادات كملفات بي دي إف، وسجّلوا الساعات في جدول بيانات، وأرسلوا تذكيرات يدويًا عندما تذكروا. نجح الأمر حتى طلب منظّم سجلاً كاملاً يشمل كل الفئات. لم يكن لنصف الساعات أي أثر ورقي يمكن تقديمه فورًا.
في كل حالة، يملك نظام إدارة التعلم سجلاً لبعض التطوير المهني المستمر، لكن ليس كله. وقد تكون لدى نظامك أيضًا نقطة عمياء بعرض ثمانين بالمئة. فإلى أين يذهب كل ذلك التطوير الذي لا يستطيع النظام رؤيته؟
إلى أين تذهب نسبة 80 بالمئة؟
اسأل مسؤولي الامتثال عن مكان أدلة التطوير المهني المستمر، وستتضمن الإجابة الصادقة هذه الأماكن على الأقل:
مجلد مشترك: شهادات، ولقطات شاشة لرسائل تأكيد، وملفات بي دي إف لم يفتحها أحد منذ يوم رفعها.
جدول بيانات يحتفظ به من تذكّر، وقتما تذكّر.
صندوق بريد أحدهم: لم يخطط له أحد، لكنه يقوم بتتبع حقيقي للتطوير المهني المستمر.
محادثة في سلاك أو تيمز: “هذه شهادتي!” مع ردّ بإبهام مرفوع.
ملف مطبوع في مجلد ورقي آخر من حدّثه شخص غادر الشركة قبل سنتين.
بالطبع، لا يستطيع نظام إدارة التعلم تتبع أي من ذلك. ولماذا يفعل؟ هذه الأنظمة لا تتحدث مع بعضها ولا مع نظام إدارة التعلم. يلتقط نظامك ما يحدث داخل جدرانه. أما خارجها فهو يسير في العمى.
لفترة ما، يبدو هذا الترتيب مقبولاً. ثم يطلب مدقق السجل الكامل للتطوير المهني المستمر، أو تتغير متطلبات الإبلاغ. عند تلك النقطة، يجب أن تتحول عبارة “نتتبع التطوير المهني المستمر” إلى “نستطيع إثباته”. عندئذ تأتي أيام أو أسابيع من المطابقة اليدوية. ويتحول الحديث إلى سبب عدم تطابق الأرقام في جدول البيانات مع الأرقام في النظام.
هذا يكلف وقتًا ويحمل مخاطر. في المهن الخاضعة للتنظيم، قد يعني تفويت موعد نهائي للتطوير المهني المستمر تدقيقات إلزامية أو فقدان الترخيص. وبالنسبة للجمعيات، فإن سجل تطوير مهني مستمر غير موثوق يعرّض الاعتماد المهني نفسه للخطر.
لذلك، إذا كان استخراج سجل كامل يستغرق ثلاثة أسابيع، فهذه إشارة إلى أن تتبع التطوير المهني المستمر لديك يحتاج إلى تحسين. والأفضل أن تكتشف نقاط الضعف هذه قبل أن يكتشفها التدقيق.
تحقق ذاتي: هل تملك فعلًا تتبعًا للتطوير المهني المستمر؟
يمكن لفحص سريع أن يخبرك ما إذا كانت منظومتك الحالية تمنحك رؤية كاملة للتطوير المهني المستمر أم تسجل فقط ما يحدث داخل نظام إدارة التعلم.
هل يستطيع نظام إدارة التعلم التقاط النشاط الخارجي وقت حدوثه، لا بعد أشهر؟
إذا كان الدليل يدخل النظام عندما يتذكر شخص ما رفعه، فالسجل متأخر عن الواقع.
هل يستطيع نظام إدارة التعلم تطبيق القواعد حسب الدور أو القسم أو المنطقة دون أن يتتبعها أحد يدويًا؟
الأدوار المختلفة تستحق ساعات مختلفة في فئات مختلفة. لا يطبّق جدول البيانات هذا المنطق من تلقاء نفسه. يجب أن يطبقه شخص لكل فرد.
هل يستطيع نظام إدارة التعلم إنتاج تقرير جاهز للتدقيق في ثوانٍ؟
لا يوجد شيء للتفكير فيه هنا، فالإجابة نعم أو لا. إذا كانت لا، فسجل التطوير المهني المستمر لديك غير مكتمل.
وأي إجابة “لا” تعني وجود فجوة في تتبع التطوير المهني المستمر لديك. لكن لا تبدأ بالبحث عن نظام إدارة تعلم جديد الآن. فالهجرة عملية شاقة، وربما لا تحتاج إليها.
لا تحتاج إلى استبدال نظام إدارة التعلم لإصلاح التطوير المهني المستمر
إذا كان نظامك الحالي يدير الدورات والإنجازات والمحتوى بشكل جيد، فلماذا تتخلى عنه؟ أضف طبقة للتطوير المهني المستمر فوقه، وغطِّ الثمانين بالمئة الأخرى عبر إعداد نظام إدارة التعلم الحالي.
يمكنك بناء لوحة متابعة مخصصة للتطوير المهني المستمر وربطها بنظام إدارة التعلم الحالي عبر واجهة برمجة التطبيقات. تلتقط تلك الطبقة النشاط الخارجي وتطبّق قواعد الامتثال حسب الدور أو القسم أو الفئة. يمكن تشغيل قواعد متعددة في الوقت نفسه دون أن تتعارض. وإذا كانت ظروف شخص ما مختلفة، يعدّل المسؤول متطلبات ذلك الشخص وحده، ويبقى الجميع كما كانوا.
تمنح لوحة متابعة التطوير المهني المستمر المتعلمين والمديرين والمسؤولين رؤية فورية لمكان الجميع. وهي أيضًا عرض حي يكون دقيقًا وقتما يسأل أحد. ولأنها تجلس فوق نظام إدارة التعلم، يمكنك تغيير قواعد التطوير المهني المستمر دون فتح تذكرة لدى مورّد نظام إدارة التعلم. فبدلًا من استبدال النظام الذي تملكه، توسّع ما يستطيع رؤيته.
هل تبني طبقة التطوير المهني المستمر؟ احرص على هذه النقاط
بمجرد أن تقرر إضافة طبقة للتطوير المهني المستمر إلى نظام إدارة التعلم، فإن البناء نفسه يستحق بعض التفكير. قد ينجح نظام ما في البداية، ثم يصبح مصدر صداع بعد عام إذا لم تخطط لبعض الأمور مسبقًا.
أن ينمو مع قواعدك: قواعد اليوم تغطي الأقدمية والفئة. وفي العام المقبل قد تضيف هيئة مهنية شرطًا جديدًا، أو قد تتوسع إلى منطقة جديدة. ابنِ النظام بحيث يستوعب القواعد الجديدة عند ظهورها، وإلا فستضطر إلى إعادة بنائه مرة أخرى بعد سنة.
ألا يعتمد على شخص يتذكر تغذيته: إذا كانت الأنشطة الخارجية تعتمد على موظف يرفع شهادة يدويًا أو يحوّل بريدًا إلكترونيًا، فإن نقطة الضعف لم تختف. تأكد من أن الطبقة الجديدة تلتقط هذا النشاط مباشرة.
أن يبقى منفصلًا عن نظام إدارة التعلم: اتصل به عبر واجهة برمجة التطبيقات واجعل الطبقة مستقلة. فلا ينبغي أن تؤدي ترقية نظام إدارة التعلم إلى تعطيل تتبع الامتثال.
ألا يحتاج تغيير القاعدة إلى مطور: يجب أن يتمكن المسؤول عن الامتثال من إضافة فئة أو تعديل حد معين مباشرة، دون تذكرة دعم أو دورة إصدار.
خطّط لسجل تدقيق كامل منذ البداية: لوحة المتابعة الحية تجيب عن سؤال: هل نحن ممتثلون الآن؟ لكن الجهة التنظيمية قد تسأل: هل كنا ممتثلين في مارس؟ ابنِ النظام لهذا السؤال من البداية.
أحد مكاتب المحاماة الأيرلندية حقق معظم هذه الشروط. أبقى نظام إدارة التعلم في مكانه، وأضاف طبقة مستقلة للتطوير المهني المستمر لتتبع الامتثال. وهكذا سار الأمر.
كيف أضاف مكتب محاماة أيرلندي تتبع الامتثال للتطوير المهني المستمر في شهرين
كان أحد مكاتب المحاماة التجارية الأيرلندية الرائدة يعمل على نظام إدارة التعلم الخاص بنا. كان النظام يدير التدريب الداخلي جيدًا، لكنه لم يكن يملك وسيلة لالتقاط الأنشطة الخارجية وتتبع ساعات التطوير المهني المستمر مقابل المتطلبات التنظيمية. وبالنسبة إلى المحامين، يعني تفويت الموعد النهائي للتطوير المهني المستمر ما يصل إلى سنتين من التدقيق الإلزامي، لذا لم يكن بوسعهم تحمل تفويت المواعيد.
ولأن نظام إدارة التعلم لم يكن قابلًا للتوسعة مباشرة، استعان المكتب بفريق لبناء منصة مستقلة للتطوير المهني المستمر وربطها بنظام إدارة التعلم عبر واجهة برمجة التطبيقات. الآن تُسجّل الأنشطة الخارجية مباشرة في المنصة مع احتساب كامل للامتثال، وتُطبّق قواعد التطوير المهني المستمر تلقائيًا حسب الأقدمية والفئة. ويعالج نظام تعديل تناسبي حالات إجازة الوالدين، وجداول العمل الجزئي، والتعيينات في منتصف العام، بحيث يعكس الحد المطلوب لكل شخص سنة عمله الفعلية.
فجوة الرؤية في التطوير المهني المستمر ليست حصرية لمكاتب المحاماة. وهي ليست سببًا لعدم الثقة في نظام إدارة التعلم الحالي. لكن تذكّر أن عبارة «لدينا نظام إدارة تعلم» وعبارة «لدينا صورة كاملة عن التطوير المهني المستمر» ادعاءان مختلفان. ولا تكون عادة إلا واحدة منهما صحيحة.
المرجع: أضاف أحد العملاء تتبع الامتثال للتطوير المهني المستمر إلى نظام التعلم، وسُلّم في شهرين.
حقوق الصورة: الصورة داخل متن المقال من إنشاء المؤلف أو تزويده.